キングジムファイリング研究室 KADOKAWA
ファイリングというと、作成した書類をどう束ねるかについての技術と考えてしまいます。
しかし、キングジムさんはこう言います。
ファイリングシステムの対象となる書類は、すべての書類なのです。
つまり、保管しておく書類ばかりではなく、作成したばかりの書類も回覧文書もメモもすべて対象なのだと言います。
必要なとき、どうしても書類が見つからないという泥沼のような状況に過去何度も追い詰められました。
それでいいんですか？とキングジムさん。
情報”という切り口から、机周りの整理について考えてみましょう。オフィスで働く人の机は、情報をやり取りし、何らかの価値が付加され新たな情報という商品を生み出す生産工場といえます。それが最終的にお客様のもとに届き、対価が支払われるのです。
消費者であるお客様の立場に立って、生産工場としての自分の机をチェックしてみてください。
・ミスが起きそうな環境ではありませんか？
・同じことを何度も繰り返さなければならないような無駄の多い環境ではありませんか？
・書類探しに時間をとられて生産性が低下し、コスト高の環境になっていませんか？
うう。
すみません。
がんばります。
ファイリングにあたってはオフィス内すべての文書をリスト化する「ファイル管理表」を作ることが重要だそうです。
以前同じようなことを思いついたか、どこかできいたのでやろうと思ったのですが結局やらずじまいでした。
自信を持ってやってみよう。
拡大して考えれば、自宅にあるカメラのレンズや電池といった趣味のグッズも対象にすることが可能です。
いざ必要なときにモノが見つからないことが多すぎてつらい。
物欲が多すぎて管理が追いついていないのです。
ファイリングの技術についてのレクチャーは、オフィスの書類だけに留まりません。
時間の使い方やバッグの中身、パソコンのファイル整理まで。
たとえば仕事を“見える化”し、その日の予定や行動を記録する方法として「これさえメモ」という手法を紹介しています。
シンプルだけど継続できそうなタスク管理の手法です。
そのほかにも、一日のメモをA4１枚に集約する方法など。
考えてみると、タスク管理それ自体がファイリングとも言えます。
必要なタイミングで手元に出して、処理が終わったらしかる場所にしまっておく。
自分で処理できる時間、空間は有限なのですから、日常生活においてもファイリングをきちんとしておくことは必要です。
オフィス全体で取り組むことが必要ですが、まずは自分のまわりから着手してみようかな。
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